ULOGA UREDA ZA UPRAVLJANJE PROJEKTIMA (PMO) U RAZVOJU SVEUČILIŠTA:
Uloga Ureda za upravljanje projektima (PMO) u razvoju sveučilišta

Voditeljica

Trajanje projekta: od 31.1.2018. do 31.1.2019.

Sažetak

Svrha istraživanja je predstaviti raspon uloga Ureda za upravljanje projektima (PMO) i argumentirati značaj njegovog osnivanja na sveučilištima. Suvremeni trendovi u okruženju potiču sveučilišta na projektnu orijentiranost, kako u znanstveno-istraživačkom radu, tako i u razvoju primjenjivih inovacija. U visokoobrazovnom sektoru (osobito u okvirima Republike Hrvatske) još je uvijek nedovoljno prepoznat potencijal PMO-a i njegova razvojna uloga te je namjera ovog istraživanja ukloniti taj nedostatak.

U poslovnoj praksi Uredi za upravljanje projektima postaju ključni instrument uspješnosti pripreme, provedbe i nadzora projekata, a osobito njegov značaj prepoznaju organizacije koje su dostigle više razine zrelosti projektnog menadžmenta. PMO olakšava posao projektnim menadžerima, ali i pruža podršku strateškoj razini menadžmenta u upravljanju portfeljem projekata. Usmjeren je na optimalnu alokaciju resursa u organizacijama koje istodobno izvode veći broj različitih projekata, pomaže u procesu selekcije projekata i utvrđivanju prioriteta, razvija mjere kojima se prati i nadzire napredovanje projekta, predlaže i potpomaže implementaciju projektnog modela koji pretpostavlja standardizaciju procesa, terminologije, obrazaca i alata projektnog menadžmenta, brine o potrebama treninga, obrazovanja i certificiranja projektnih menadžera i članova projektnih timova, olakšava upravljanje kvalitetom projekta standardiziranjem izvješća i procedura, brine o pohrani znanja (baza naučenih lekcija s prethodnih projekata) te omogućava brži transfer znanja unutar organizacije.  Vrijednost PMO-a ogleda se prije svega u većem broju uspješno realiziranih projekata (projekti se realiziraju na vrijeme i u okvirima budžeta i zadane razine kvalitete), u boljoj iskorištenosti resursa, većoj transparentnosti, boljoj komunikaciji te u poboljšanju ukupnih performansi organizacije. Od 2000-ih uloga projektnog ureda se proširuje na upravljanje intelektualnim vlasništvom vezanim uz projektni menadžment (Kerzner, 2004.), odnosno uz rezultate istraživanja najbolje prakse i kontinuiranih benchmarking aktivnosti.

Ured najčešće započinje s radom kao organizacijska jedinica s ograničenim skupom aktivnosti usmjerenim na kritične točke u upravljanju projektima, da bi se s vremenom skup njegovih aktivnosti postupno povećavao. Takav bi put mogla slijediti i sveučilišta. PMO-i postaju glavna poluga realizacije organizacijskih promjena, te je njihova uloga značajna i s aspekta sociologije organizacije.

Sveučilišta su jedan od ključnih nositelja projektno upravljanog društva te bi stoga trebala prepoznati prednosti primjene metodologije i znanja projektnog menadžmenta. Osnivanje PMO-a kojemu je cilj unapređenje kvalitete realizacije projekata učinit će dostupnim alate i znanja projektnog menadžmenta svim članovima organizacije te time potaknuti veći angažman zaposlenika/suradnika u prijavi projekata i u realizaciji projektnih aktivnosti. Sveučilišta koja sebe prepoznaju kao pokretače razvoja regije na ovaj način mogu predstavljati uzor kojeg će slijediti i ostale organizacije, kako u profitnom, tako i u javnom sektoru. Vrijednost PMO-a moguće je najprije testirati na užem području (primjerice na projektima jedne sastavnice sveučilišta).

Jedinstveni doprinos istraživanja vezan je uz komparativnu analizu zastupljenosti, organizacijskog položaja, raspona uloga (i moguće povijesnog razvoja) PMO-a na najboljim svjetskim sveučilištima i hrvatskim javnim sveučilištima, te uz provedbu metode konkurentskog benchmarkinga koja će ukazati na neka ključna područja u kojima PMO-i u RH mogu slijediti najbolju svjetsku praksu.

Tema istraživanja obradit će se interdisciplinarno uvažavajući prije svega aspekt organizacije i menadžmenta, marketinga, i pravni aspekt te u tom smislu također predstavlja unapređenje istraživanog područja.

Tema projekta usmjerena je ostvarenju strategijskog cilja 5 (poboljšati učinkovitost upravljanja Fakultetom), posebno u području optimizacije i uravnoteženja resursa, te podizanja kvalitete upravljanja projektima na fakultetu, ali također i ostvarenju cilja 2 (unaprijediti znanstveno-istraživački rad i poticati  inovativnost). Stvaranjem baze znanja s prethodnih projekata (znanstveno-istraživačkih i stručnih), uvođenjem i implementacijom projektnog modela te bržim prijenosom znanja poticat će se razvoj novih inovacija. Projekt djelomično podupire i ostvarenje 1. cilja (u dijelu osigurati izvrsnost izvannastavnih aktivnosti) osiguravajući pomoć u alatima, znanjima i vještinama projektnog menadžmenta.